Quy trình quản lý kho hàng là một khâu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng bán lẻ hay các doanh nghiệp lớn. Đây không chỉ đơn thuần là giúp cho việc vận hành kinh doanh được tốt hơn, suôn sẻ hơn mà còn đem lại hiệu quả cao hơn trọng việc quản lý kinh doanh của cửa hàng. Vậy thì đâu là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần quan tâm để có thể đảm bảo tốt việc quản lý kho hàng và tăng năng suất tối ưu cho công việc, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé !
Quy trình quản lý kho chuẩn cho cửa hàng bán lẻ
Quy trình quản lý kho chuẩn cho các cửa hàng bán lẻ sẽ gồm các bước như : Nhập kho, nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, thống kê và báo cáo. Và chúng ta sẽ đi từng bước của quy trình này nhé.
Bước 1: Nhập hàng vào kho hay nhập kho
Nhập kho là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong việc quản lý kho cho các cửa hàng bán lẻ. Để thực hiện đúng cách nhập kho thì các bạn cần phải kiểm tra hàng trong kho đã nhận đúng chưa, đủ số lượng và đúng thời điểm chưa. Việc nhập kho không đúng có thể gây sai sót và dẫn đến việc ảnh hưởng tới những bước tiếp theo. Việc nhập kho cẩn thận và kỹ càng sẽ giúp lọc ra những sản phẩm kém chất lượng để tránh việc thiệt hại có cửa hàng.
Bước 2 : Lưu hàng hóa vào kho
Sau khi nhận được hàng thì điều cần làm bây giờ là sắp xếp vào kho hàng sao có hợp lý và khoa học. Lưu kho được cho là bước dễ bị xem nhẹ trong quy trình quản lý kho hàng nhưng đây lại là bước làm tăng hiệu quả quản lý kho. Khi sắp xếp hàng hóa thì bạn nên xếp các loại sản phẩm có cùng loại giống nhau lên cùng một ngăn hàng để không mất thời gian kiếm tìm cho lần sau và cũng hạn chế sự nhầm lẫn khi nhặt hàng.
Bước 3: Nhặt hàng
Đây là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng cho khách hàng. Đây cũng là bước mà tốn công nhất trong quy trình quản lý kho hàng. Vì thế nên tối ưu hóa được bước này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian để làm tăng hiệu quả quản lý kho. Hạn chế được sự nhầm lẫn hàng hóa , với việc kết hợp với bước lưu kho được thực hiện kỹ càng và cẩn thận như ở trên sẽ giúp việc thực hiện nhặt hàng dễ dàng hơn.
Bước 4 : Đóng gói hàng hóa và xuất kho
Bước tiếp theo của quy trình quản lý kho là đóng gói. Đây là bước giúp nạ gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng khi đã nhặt hàng và chuẩn bị việc vận chuyển hàng cho khách hàng. Công việc này cần sự chính xác và xử lý cẩn thận để có thể hạn chế được việc sai sót và nhầm lẫn đến đến việc bị hoàn lại hàng.
Mỗi cửa hàng sẽ có một quy định đóng gói riêng nhưng nhìn chung sẽ đảm bảo được 2 mục đích quan trọng sau là đảm bảo an toàn , giảm tối thiểu sự hư hại của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và tối ưu khối lượng hàng hóa để giảm phí vận chuyển.
Sau khi đóng gói hàng hóa xong và giao cho đơn vị vận chuyển thì hàng hóa lúc này sẽ được đnahs dấu hay ghi nhận là đã xuất kho.
Bước 5 : Hoàn trả hàng
Đây là bước mà các cửa hàng không mong muốn nhất nhưng trong thực tế thì không thể tránh khỏi việc sẽ có 1 số tỷ lệ hàng hóa nhất định bị hoàn trả lại cửa hàng.
Nhưng dù thế nào thì cũng cần có một số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng mà bạn cần phải biết như :
- Hang hoàn lại cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ lý do mà khách hàng hoàn trả lại hàng, sau đó ghi lại để giảm thiểu tình trạng hoàn hàng.
- Có những quy định cho việc hàng hóa bị hàn trả lại như nhập lại vào kho, trả lại cho nhà sản xuất
Bước 6 : Thống kê và báo cáo
Việc thống kê và báo cáo lịa những đơn hàng trong kho hay đã xuất kho sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.
Một số cách quản lý kho hàng đơn giản, khoa học, hiệu quả
Sắp xếp kho hàng gọn gàng, ngăn nắp
Ngoài áp dụng đúng quy trình quản lý kho hàng. Bạn cũng cần phải giữ cho kho hàng luôn được gọn gàng sạch sẽ và ngăn nắp. Đây sẽ cách giúp cho kho hàng dễ quản lý hơn không bị thất thoát hàng hóa. Các nhân viên cầm phải sắp xếp hàng hóa trong kho thật gọn gàng, cẩn thận và tuân thủ nguyên tắc sắp xếp trước khi xuất nhập hàng.
Ngoài việc sắp xếp hàng hóa trong kho thì sau mỗi lần xuất nhập hàng thì cũng cần vệ sinh không gian trong kho hàng như bỏ đi những vật không dùng đến hay hàng hóa không cần thiết. Cách này sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý kho hàng sẽ thuận lợi hơn.
Dán nhãn , ghi chú hàng hóa
Phân loại và dán nhãn hàng hóa là cách giúp thiết lập hàng hóa logic khoa học, dễ dàng cho việc tìm kiếm hàng hóa trong kho. Ngoài ra còn có thể quản lý hàng hóa trong kho bằng mã vạch thì sẽ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn làm cho việc quản lý giúp mọi việc trở nên tiện lợi hơn. Vậy thì việc dán nhãn hàng hóa và ghi chú là việc không thể thiếu trong quản lý hàng hóa. Nhân viên quản lý kho cần dán nhãn và ghi chú đầy đủ cho hàng hóa với các thông tin như màu sắc, kích thước, tên hàng, loại hàng,…
Các loại dán nhãn,ghi chú và vạch mã sẽ hỗ trợ cho việc quản lý hàng hóa trong kho chính xác và dễ dàng trong việc phân loại và tìm kiếm dễ dàng hơn.
KIểm kho thường xuyên
Kiểm kho hàng thường xuyên là phương pháp hàng đầu được lựa chọn để kiểm tra hàng hóa trong kho. Các chủ cửa hàng nên kiểm tra kho hàng ít nhất là 6 tháng một lần, còn thường xuyên hơn là 1 đến 2 tháng để đối chiếu số lượng hàng hóa trong thực tế mà cửa hàng đang có cũng như chất lượng hàng hóa có trong kho lưu trữ. Và đây cũng là cách mà bạn có thể sắp xếp lại hay loại bỏ đi những mặt hàng hóa đã bị hư hỏng hay kém chất lượng.
Sau khi đã hoàn tất việc kiểm kho thì hàng hóa sẽ được ghi lại trong biên bản hoặc danh sách để phục vụ cho những công việc khác sau này cần đến.
Sử dụng phần mềm để quản lý hàng hóa trong kho
Công việc quản lý và kiểm soát hàng hóa trong kho hàng ngày càng trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn, tốn công sức hơn bởi vì số lượng hàng hóa cũng như chủng loại hàng hóa mà cửa hàng nhập về. Nhiều phương pháp quản lý hàng hóa trong kho được ứng dụng nhiều nhưng chủ yếu vẫn còn thủ công và mất nhiều thời gian, đó là còn chưa kể đến việc sẽ không chính xác.
Vì vậy các chủ cửa hàng nên sử dụng các hệ thống quản lý bán hàng hay phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. Ứng dụng sẽ hỗ trợ quản lý các loại hàng hóa trong kho, theo dõi và quản lý hàng tồn kho bằng điện thoại hay trên máy tính để thay thế cho việc sử dụng các loại giấy tờ và sổ sách. Đây là phương pháp quản lý giúp bạn dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa và làm giảm được sự thất thoát trong kho hàng.
Hạn chế số lượng nhân viên tiếp cận kho
Kho hàng hóa là nơi quan trọng đối với việc kinh doanh của bất cứ cửa hàng nào nên vì vậy bạn nên hạn chế số lượng nhân viên đến kho hàng hóa. Chỉ những người có nhiệm vụ kiểm kho hay dọn dẹp trong ko hàng mới có thể cho vào. Điều này sẽ giảm thiểu được tình trạng gian lận của nhân viên trong cửa hàng cũng như đảm bảo an ninh trong kho. Nếu bạn muốn kiểm soát người trong kho hàng một cách hoàn toàn thì bạn cũng có thể cấp cho họ đồng phục và thẻ ra vào kho riêng.
Bài viết này chúng tôi đã chia sẻ đến bạn quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ. Hy vọng sẽ giúp được các bạn phần nào trong quá trình quản lý kho hàng của cửa hàng mình.