Là một thiết bị gắn liền với hoạt động của các công ty máy photocopy, chúng ta thường xuyên phải vận chuyển máy photocopy mỗi khi thay đổi địa chỉ văn phòng. Trong những tình huống đó, chúng ta cần đặc biệt lưu ý, cẩn thận bởi máy photocopy là thiết bị rất dễ bị ảnh hưởng, hỏng hóc nếu bị va đập mạnh. Vậy cho nên, những lưu ý trong khi vận chuyển máy photo là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng, tuổi thọ của thiết bị.
Vì sao cần cẩn trọng khi vận chuyển máy photocopy?
Nếu bạn đang làm việc tại các trường học, văn phòng doanh nghiệp hay công sở, chắc chắn việc sử dụng máy photo là điều vô cùng quen thuộc. Điều đó cho thấy rằng thiết bị này có một vai trò không thể thiếu đối với công việc của chúng ta. Hiện nay, chúng ta có thể sử dụng rất nhiều loại máy photo với tính năng ưu việt, mẫu mã, nhãn hiệu đã dạng. Thế nhưng, về bản chất thì đây vẫn là một thiết bị điện tử, chúng rất dễ gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
Chỉ với một vài sự cố va đập khi vận tải, thiết bị của chúng ta sẽ có khả năng bị vỡ, hư hại phần vỏ ngoài hay nguy hiểm hơn là hỏng những linh kiện quan trọng bên trong. Chính vì thế, việc cẩn trọng, lưu ý trong suốt quá trình vận chuyển máy photo là điều mà chúng ta cần đặc biệt quan tâm.
Chuẩn bị trước khi vận chuyển
Trước khi bắt đầu quá trình di chuyển thiết bị máy photo, máy in sang một địa điểm mới, chúng ta cần phải chuẩn bị thật kỹ càng. Đặc biệt là trong những lần thay đổi địa điểm văn phòng hay quãng đường di chuyển xa bởi khi đó, bạn cần mang theo rất nhiều đồ đạc, thiết bị khác. Nếu không chú ý, rất có thể máy photo sẽ bị va đập, gây ảnh hưởng tới tuổi thọ sử dụng thiết bị.
Đầu tiên, trước khi mang máy đi, các bạn phải kiểm tra kỹ càng các dữ liệu còn lưu lại trong máy. Điều này không chỉ giúp hạn chế việc mất mát các tài liệu quan trọng mà còn đảm bảo những dữ liệu trên không bị rò rỉ ra bên ngoài, gây ảnh hưởng tới công việc của chúng ta.
Đối với những dữ liệu thông thường, bạn có thể sao lưu trên usb hoặc các thiết bị khác, tránh trường hợp máy bị hỏng dẫn tới mất luôn các dữ liệu trong máy photo.
Ngoài ra, đối với những tài liệu không còn sử dụng nữa, bạn nên xóa bỏ chúng trước khi di chuyển máy. Tuy nhiên, trong trường hợp quá nhiều tài liệu quan trọng và không thể xóa, chúng ta có thể chọn cách scan chúng thành những file nén để lưu trữ dễ dàng hơn.
Đặc biệt, trong trường hợp máy in, máy photo của chúng ta được cung cấp bởi dịch vụ cho thuê, bạn cần có thông báo, thỏa thuận trước với họ để tránh những sự cố phát sinh. Bạn cần nhớ rằng, trước khi chuyển máy đi nơi khác, bạn và bên cho thuê phải thống nhất về tình trạng của thiết bị. Tuy rằng đây chỉ là vấn đề tiểu tiết nhưng nó lại giúp chúng ta tránh khỏi rất nhiều mâu thuẫn, tranh chấp sau này.
Một vài lưu ý trong quá trình vận chuyển máy photocopy
Để đảm bảo sự an toàn, nguyên vẹn của các thiết bị máy photo trong suốt quá trình vận chuyển đến tay khách hàng, Công ty kinh doanh máy văn phòng Thiên Phú là một trong nhưng đơn vị cho thuê máy photocopy chính hãng giá rẻ chia sẻ những những lưu ý khi vận chuyển máy photo một số vấn đề như sau:
Ngắt tất cả kết nối với những thiết bị khác
Để có thể di chuyển thiết bị này, trước hết các bạn cần phải ngắt mọi kết nối điện của nó với những máy khác. Đồng thời, để đảm bảo không xảy ra lỗi, chúng ta nên tắt máy photo đúng quy trình. Sau đó, chúng ta cần tắt máy và chờ một thời gian khoảng 15 phút để các bộ phận, linh kiện của máy nguội hẳn.
Lưu ý không được cầm vào bảng điều khiển khi bê máy photo
Khi bê những thiết bị máy photo lên xe hoặc các phương tiện vận chuyển khác, rất nhiều người mắc sai lầm đó là cầm vào bảng điều khiển. Đây là nguyên nhân chính khiến cho màn hình máy bị hỏng bởi bộ phần này rất mỏng, dễ bị vỡ. Thay vì cầm vào màn hình, nắm vào phần thân máy sẽ an toàn hơn cho thiết bị.
Thu tất cả những dây kết nối của máy photo
Thông thường, để sử dụng máy photocopy, chúng ta cần sử dụng khá nhiều dây điện, dây cáp để kết nối nguồn điện, kết nối thiết bị. Trước khi di chuyển, chúng ta cần tháo tất cả những linh kiện đó, đóng gói lại để tránh thất thoát. Nếu không chú ý vấn đề này, bạn có thể gặp rắc rối bởi không việc tìm kiếm dây nối thay thế trong trường hợp thất lạc nhiều khi sẽ rất khó khăn.
Tháo những bộ phận không liền khối bên trong máy photocopy
Về cơ bản, cấu tạo của mỗi chiếc máy photo đều bao gồm một phần nguyên khối và những bộ phần rời rạc, có thể tháo lắp. Do đó, các bạn nên tháo dỡ tất cả những bộ phận này để tránh trường hợp chúng bị rơi vỡ khi vận chuyển đường dài. Tuy nhiên, sau khi tháo dỡ, các bạn nên bảo quản chúng thật kỹ càng bởi đây đều là những linh kiện có giá trị khá lớn và việc thay thế sẽ tiêu tốn những khoản tiền khá lớn.
Bọc kín thiết bị photo trước khi vận chuyển
Trong quá trình chuyển máy, thiết bị của chúng ta có thể bị trầy xước phần vỏ do va đập với những đồ đạc khác. Vì thế, bạn nên bọc toàn bộ phần thân máy nhiều lớp bằng màng bọc nilon . Đồng thời, việc này còn giúp ta cố định các bộ phận khác của máy in.
Vận chuyển máy bằng phương tiện phù hợp.
Trên thực tế, việc vận chuyển các thiết bị máy photocopy không hề đơn giản bởi chúng ta kích thước cũng như khối lượng khá lớn. Do đó, chỉ có những chiếc xe kéo hoặc xe nâng mới có đủ không gian, trọng tải để vận chuyển. Ngoài ra, khi sử dụng các loại xe trên, các bạn nên lưu ý chuẩn bị tốt phần chân chống để giữ cho xe không bị trượt khi dừng lại.
Việc cần làm sau khi vận chuyển máy photocopy
Khi đã mang được máy photocopy đến văn phòng làm việc mới, điều đầu tiên chúng ta cần làm đó là lựa chọn nơi lắp đặt thiết bị phù hợp. Một vị trí thích hợp để đặt máy photo cần có những yếu tố cần thiết như: nguồn điện, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp từ mặt trời, thuận tiện cho nhiều người đi lại, sử dụng.
Thông thường, để tối ưu không gian, nhiều người thường chọn cách lắp đặt máy vào những vị trí sát tường. Tuy nhiên, tường là nơi có độ ẩm khá cao, việc đặt máy trong thời gian dài sẽ khiến cho tuổi thọ của thiết bị suy giảm đáng kể. Do vậy, khoảng cách phù hợp nhất là cách tường 10cm.
Ngoài ra, khi việc lắp đặt máy photocopy ở vị trí mới cũng cần thực hiện đúng theo hướng dẫn, yêu cầu kỹ thuật của nhà sản xuất thiết bị. Thông thường thì các nhân viên của cửa hàng hay các dịch vụ cho thuê máy in, máy photo sẽ hỗ trợ bạn lắp đặt máy. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lựa chọn mực in, giấy in phù hợp nhất để thiết bị của chúng ta đạt được hiệu suất làm việc cao và bền hơn.
Máy photocopy là thiết bị xuất hiện rất thường xuyên trong công việc của chúng ta. Việc vận chuyển máy đến nơi làm việc thích hợp là điều không khó nhưng nếu không cẩn thận, chúng ta hoàn toàn có thể gặp phải những sự cố do va đập, hỏng hóc linh kiện. Chính vì thế, các lưu ý khi vận chuyển máy photo mà chúng tôi chia sẻ ở trên là những điều mà bạn cần nắm rõ.