{“title”: “Mẹo bảo quản, sử dụng và tối ưu chi phí kho hiệu quả”, “excerpt”: “Áp dụng mẹo bảo quản, sử dụng và tối ưu chi phí kho bãi giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát hàng hóa và tăng trưởng lợi nhuận vượt trội.”, “body_html”: “
Những mẹo bảo quản, sử dụng và tối ưu chi phí vận hành kho bãi luôn là bài toán đau đầu với các chủ shop và doanh nghiệp. Trải qua nhiều năm thực chiến trong ngành logistics, đội ngũ chúng tôi đã tư vấn cho hàng trăm đơn vị kinh doanh lớn nhỏ. Bên mình nhận thấy rất nhiều bên đang lãng phí hàng chục triệu đồng mỗi tháng chỉ vì quản lý kho thiếu khoa học.
n
Hàng hóa nằm trong kho bị ẩm mốc, hỏng hóc hay thất thoát sẽ bào mòn lợi nhuận rất nhanh. Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp hợp lý, chi phí thuê mặt bằng và nhân công sẽ tăng cao liên tục. Qua bài viết này, chúng em xin chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp bạn tối ưu toàn bộ quy trình lưu kho.
nn
Thất thoát hàng hóa trong kho tàn phá doanh thu ra sao?
Nhiều chủ shop thường dồn toàn bộ ngân sách vào việc chạy quảng cáo tìm khách hàng mới. Họ vô tình quên mất rằng dòng tiền đang chảy bớt ra ngoài ngay tại góc kho của mình. Khi hàng hóa nằm kho quá lâu mà không có phương pháp bảo vệ, chất lượng sản phẩm sẽ sụt giảm nghiêm trọng.
Với đặc thù khí hậu nóng ẩm tại Việt Nam, độ ẩm cao là kẻ thù số một của hàng hóa. Đồ điện tử rất dễ bị ẩm mạch gây chập cháy. Sản phẩm may mặc dễ bị ố vàng, mốc meo. Các loại thực phẩm hay mỹ phẩm thì nhanh chóng hết hạn sử dụng. Khi sản phẩm bị hư hỏng, bạn phải chịu thiệt hại kép. Bạn vừa mất tiền nhập hàng, vừa tốn chi phí vận chuyển và đóng gói.
Tệ hơn nữa, việc giao nhầm hàng lỗi hay hàng móp méo sẽ làm sụt giảm uy tín thương hiệu. Khách hàng nhận được sản phẩm kém chất lượng sẽ lập tức để lại đánh giá xấu. Bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để giải quyết khủng khiếp truyền thông này.
Bên cạnh đó, việc lãng phí không gian lưu trữ cũng là một gánh nặng tài chính lớn. Đội ngũ chúng tôi từng khảo sát một kho hàng đồ gia dụng tại Hà Nội rộng khoảng 200m2. Kho lúc nào cũng trong tình trạng chật chội, nhân viên không còn lối đi. Sau khi rà soát, bên mình phát hiện 30% diện tích bị chiếm bởi thùng carton cũ, pallet hỏng và hàng tồn kho nằm rải rác.
Tụi em đã hỗ trợ doanh nghiệp quy hoạch lại toàn bộ sơ đồ kệ chứa. Chúng tôi loại bỏ đồ phế liệu và gom hàng tồn về một khu vực cố định. Kết quả là kho hàng trở nên thông thoáng ngay lập tức. Doanh nghiệp không cần tốn tiền thuê thêm mặt bằng phụ. Nhờ vậy, mỗi tháng họ tiết kiệm được gần 15 triệu đồng chi phí thuê kho.
Mẹo bảo quản hàng hóa tránh hư hại và sụt giảm chất lượng
Muốn giữ sản phẩm luôn bền đẹp như mới, bạn cần thiết lập quy tắc lưu lưu trữ thật khoa học. Mỗi nhóm mặt hàng sẽ đòi hỏi môi trường và phương pháp chăm sóc riêng biệt.
Phân loại khu vực lưu trữ theo tính chất đặc thù của hàng
Bên mình luôn khuyên khách hàng tuyệt đối không xếp chung các nhóm hàng khác nhau vào cùng một vị trí. Hãy chia kho thành từng phân khu rõ ràng ngay từ khi nhập hàng. Việc này giúp thao tác lấy hàng nhanh hơn hẳn. Nhân viên cũng hạn chế được tình trạng va chạm gây móp méo vỏ hộp.
Bạn nên chia kho thành các khu vực riêng biệt như sau:
- Khu vực hàng dễ vỡ: Hãy xếp đồ gốm sứ, thủy tinh ở các tầng kệ ngang tầm mắt và có rào chắn. Bạn có thể áp dụng các kinh nghiệm bảo quản hàng hóa trong kho logistics để bố trí khoảng cách kệ hợp lý nhất.
- Khu vực hàng có hạn sử dụng ngắn: Bố trí nhóm hàng này ngay gần cửa xuất hàng. Việc này giúp nhân viên dễ dàng quan sát và ưu tiên lấy hàng đi trước.
- Khu vực hàng giá trị cao: Gom đồ đắt tiền vào một phòng riêng có khóa an toàn. Khu vực này cần được lắp đặt camera giám sát liên tục 24/7.
Kiểm soát chặt chẽ nhiệt độ và độ ẩm trong không khí
Nhiệt độ môi trường và độ ẩm không khí ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ sản phẩm. Chúng tôi luôn nhắc nhở các chủ kho phải trang bị sẵn nhiệt kế và ẩm kế. Bạn cần duy trì độ ẩm không khí trong kho ở mức dưới 65%.
Vào những ngày thời tiết nồm ẩm, hãy vận hành máy hút ẩm công nghiệp liên tục. Bạn cũng nên lắp thêm quạt thông gió để không khí lưu thông đều đặn. Các kiện hàng tuyệt đối không được đặt trực tiếp xuống sàn gạch hay tựa sát vào tường. Việc sử dụng pallet kê cao tối thiểu 15cm so với mặt đất sẽ ngăn hơi ẩm bốc lên rất tốt.
Đánh mã định danh vị trí và dán nhãn cho từng kệ hàng
Việc tìm kiếm sản phẩm bằng mắt thường vừa tốn thời gian vừa dễ gây nhầm lẫn. Nhân viên loay hoay bới tung các thùng hàng sẽ làm vỏ bao bì bị móp méo. Do đó, việc đánh mã vị trí cho từng ô kệ là bước làm bắt buộc.
Tụi em thường hướng dẫn các shop áp dụng sơ đồ tọa độ dạng Dãy – Kệ – Tầng – Ô. Bạn kết hợp thêm việc dán mã vạch lên từng sản phẩm. Nhờ vậy, người nhặt hàng chỉ mất chưa đầy 10 giây để tìm đúng món đồ cần lấy. Để xây dựng hệ thống quản lý chuẩn chỉnh, bạn có thể tham khảo bài viết về quy trình quản lý kho hiệu quả mà đội ngũ chúng tôi đã tổng hợp.
Phương pháp tối ưu chi phí vận hành kho bãi dài hạn
Tối ưu chi phí không có nghĩa là cắt giảm nhân sự hay thắt thắt lưng buộc bụng quá mức. Việc này đòi hỏi bạn cải tiến quy trình làm việc nhằm loại bỏ các thao tác thừa lãng phí.
Quản lý hàng tồn kho chuẩn xác theo nguyên tắc FIFO
FIFO là viết tắt của cụm từ First In, First Out – hàng nhập trước phải xuất trước. Lô hàng nào về kho trước bắt buộc phải được ưu tiên giao đi trước. Nguyên tắc này ngăn chặn hiệu quả tình trạng hàng hóa bị bỏ quên ở góc sâu. Bạn sẽ không còn lo hàng bị hết hạn sử dụng hay bị lỗi mốt.
Để triển khai mượt mà, nhân viên khi xếp hàng mới về phải đẩy các lô hàng cũ ra phía ngoài. Khi dán tem nhãn, bạn nên in rõ ngày nhập kho bằng các màu sắc riêng cho từng tháng. Việc quan sát màu tem giúp người nhặt hàng thao tác nhanh chóng và chính xác hơn.
Tổ chức kiểm kê định kỳ để xử lý sai lệch kịp thời
Đừng bao giờ chờ đến cuối năm mới tiến hành đếm lại toàn bộ hàng hóa trong kho. Đội ngũ chúng tôi luôn duy trì thói quen kiểm kê xoay vòng hàng tuần. Mỗi tuần bạn chỉ cần kiểm tra khoảng 10% đến 15% tổng số mã hàng.
Việc kiểm tra thường xuyên giúp bạn phát hiện sớm các nguyên nhân gây thất thoát. Nguyên nhân có thể do nhân viên đóng thừa hàng, đếm sai khi nhập hoặc do nhầm lẫn trên sổ sách. Đối với các mặt hàng nội thất hay thiết bị, kiểm kê còn giúp đánh giá lại chất lượng thực tế. Ví dụ như các shop bán đồ gia dụng cần nắm rõ cách bảo quản sofa phòng khách để tránh hàng tồn bị bám bụi hay sụt phom dáng.
Giải pháp nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân sự kho
Con người là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của mọi quy trình vận hành. Dù bạn đầu tư trang thiết bị hiện đại đến đâu, nếu nhân viên làm việc cẩu thả thì hàng hóa vẫn hỏng hóc.
Tụi em luôn đặt việc đào tạo kỹ năng cho nhân viên lên hàng đầu. Người làm kho phải nắm vững kỹ thuật bê xách đồ nặng để tránh chấn thương. Họ cần biết cách dán băng keo niêm phong chuẩn và thao tác xếp hàng lên xe an toàn. Khi nhân sự có ý thức giữ gìn, tỷ lệ va đập làm vỡ vỏ hộp sẽ giảm đi rõ rệt.
Bên cạnh đó, việc trang bị công cụ làm việc phù hợp sẽ giúp tăng năng suất đáng kể. Bạn nên đầu tư thêm các loại xe đẩy hàng nhiều tầng, xe nâng tay và máy quét mã vạch cầm tay. Những thiết bị này giúp giảm bớt sức lao động cho nhân viên. Rủi ro rơi rớt hàng hóa trong quá trình vận chuyển nội bộ cũng được hạn chế tối đa.
Lời kết
Nắm vững các mẹo bảo quản, sử dụng và tối ưu chi phí kho hàng chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Chỉ cần bạn thay đổi những thói quen nhỏ từ hôm nay, chi phí vận hành sẽ giảm xuống thấy rõ.
Nếu đội ngũ của bạn đang gặp khó khăn trong khâu lưu trữ hay sắp xếp kho bãi, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Bên mình luôn sẵn sàng tư vấn và mang đến những giải pháp quản lý tối ưu nhất cho cửa hàng của bạn!
“}