Mỗi tuần, đội ngũ chúng tôi đều nhận được những tin nhắn tương tự: “Mình chỉ cần gửi hàng thôi, sao phải quan tâm đến logistics làm gì?” Chúng tôi hiểu suy nghĩ đó, vì lúc mới bắt đầu ai cũng nghĩ đóng gói xong là coi như xong việc. Nhưng khi đơn bắt đầu tăng, từng khâu nhỏ sẽ tác động trực tiếp đến chi phí lẫn trải nghiệm của khách. Bài viết này gom lại 5 câu hỏi mà chủ shop và chủ kho hỏi nhiều nhất, được sắp xếp theo đúng thứ tự bạn thường băn khoăn khi vận hành.
Logistics là gì và khác gì vận chuyển thông thường?
Nói ngắn gọn, logistics là cả một chuỗi công việc liền mạch. Hàng về kho, được kiểm đếm, lưu trữ, đóng gói theo đúng yêu cầu của từng sàn, rồi mới đến khâu xe chở đi. Vận chuyển chỉ là một mắt xích trong chuỗi đó. Có thể hình dung như nấu một bữa cơm: nấu là việc chính, nhưng thiếu chợ búa và dọn dẹp thì bữa ăn không thể hoàn chỉnh.
Nếu mỗi ngày bạn chỉ có vài đơn và hàng đã đóng sẵn, phần lớn bạn chỉ cần một chuyến xe chở đơn lẻ. Nhưng khi số đơn tăng lên, hàng phải nằm chờ trong kho vài ngày, mỗi sàn lại yêu cầu quy cách đóng gói khác nhau, lúc đó bạn cần một gói logistics trọn vẹn. Tiêu chí đội ngũ chúng tôi hay dùng khi tư vấn khá đơn giản: đếm xem hàng của bạn phải đi qua bao nhiêu khâu trước khi đến tay khách. Càng nhiều khâu, bạn càng cần một đơn vị làm được cả chuỗi, chứ không chỉ chở hàng.
Chi phí cho một đơn hàng được tính ra sao?
Khi nhìn báo giá lần đầu, nhiều người chỉ chú ý đến con số cước. Chúng tôi từng gặp một chủ shop vui mừng vì có nơi báo cước rẻ hơn 2.000 đồng mỗi đơn. Đến cuối tháng, anh mới phát hiện phí lưu kho cộng thêm khiến tổng chi phí cao hơn chỗ cũ. Vì vậy, đừng so sánh chỉ bằng cước vận chuyển.
Chi phí thường gồm vài phần: cước vận chuyển, phí lưu kho tính theo số ngày hàng nằm chờ, phí bốc xếp và phí đóng gói nếu bạn nhờ bên đó thực hiện. Hãy hỏi rõ từng khoản bằng văn bản trước khi ký hợp đồng. Dưới đây là cách hình dung thô để bạn có điểm tựa khi làm việc với nhà cung cấp:
- Đơn nhẹ dưới 1 kg nội thành thường được tính theo gói cố định.
- Đơn liên tỉnh cùng khối lượng thường cao hơn, tuỳ tuyến và thời điểm.
- Hàng cồng kềnh tính theo khối, nên giá có thể tăng mạnh vào mùa cao điểm.
Chúng tôi phải nói thật rằng không tồn tại một con số chuẩn áp dụng cho mọi trường hợp. Giá thay đổi theo mùa, theo tuyến và theo việc bạn có cam kết khối lượng hay không. Nếu ai đó hứa với bạn một mức giá cố định cho mọi đơn, hãy hỏi lại thật kỹ trước khi tin.
Hàng thường mất bao lâu để tới tay khách?
Thời gian giao phụ thuộc phần lớn vào tuyến đường. Nội thành thường giao trong ngày hoặc ngày hôm sau. Liên tỉnh có thể mất vài ngày. Vùng xa trung tâm thì lâu hơn, và số chuyến trong tuần cũng ít hơn.
Tuy vậy, điều khiến hàng bị trễ thường không phải là quãng đường. Hàng hay kẹt ở kho trung chuyển, nhất là trong các đợt cao điểm trước Tết hay những đợt sale lớn. Thời tiết xấu cũng làm chuyến xe chậm lại. Khi chọn đơn vị, bạn nên hỏi thẳng tỷ lệ giao đúng hẹn của họ và xem họ có công bố số liệu đó không. Một cam kết thời gian mà không kèm số liệu thực tế thì nên dè chừng.
Hàng thất lạc hoặc hư hỏng thì xử lý thế nào?
Đây là câu hỏi đội ngũ chúng tôi nghe nhiều nhất, và thường là lúc người hỏi đã quá muộn để chuẩn bị. Cách an toàn nhất là làm ngay từ đầu. Khi nhận hàng, nếu có thể thì mở kiện ngay trước mặt shipper. Chụp ảnh tình trạng bao bì và lập biên bản nếu thấy dấu hiệu va đập, rách hay móp méo.
Theo dõi vận đơn cũng quan trọng không kém. Nếu trạng thái đứng yên quá lâu, đừng chờ thêm, hãy hỏi ngay. Đồng thời đừng bỏ qua phần điều khoản bồi thường trong hợp đồng, vì thời hạn khiếu nại và mức bồi thường khác nhau giữa các đơn vị. Chúng tôi không thể đưa ra một con số cụ thể cho mọi nhà cung cấp, nên bạn cần tự đọc kỹ và kiểm chứng lại.
Nhập hàng từ Quảng Châu về cần chú ý điều gì?
Nhập hàng Quảng Châu có thêm một lớp phức tạp là khâu qua biên giới và các khoản phát sinh. Quy trình cơ bản gồm đặt hàng, hàng về kho trung chuyển bên Trung Quốc, đóng ghép, vận chuyển sang Việt Nam, làm thủ tục rồi giao đến bạn. Mỗi bước đều có thể phát sinh phí, và nếu một bước bị trễ thì các bước sau cũng bị kéo theo.
Khi so sánh giữa tự nhập và mua hộ, đừng chỉ nhìn giá gốc của hàng. Hãy cộng thêm phí ghép đơn, phí kiểm đếm và chi phí phát sinh nếu số lượng về lệch so với đơn đặt. Bạn có thể đọc bài so sánh chi phí ẩn khi mua hộ hay tự nhập hàng từ Quảng Châu để hình dung rõ hơn trước khi chốt phương án. Nếu đây là lần đầu bạn đưa hàng về, những điều cần biết khi chuyển hàng từ Quảng Châu về Việt Nam lần đầu cũng là phần đáng đọc trước tiên.
Có nên tự xây kho và đội vận chuyển riêng không?
Đây là quyết định lớn, và câu trả lời gần như hoàn toàn phụ thuộc vào quy mô đơn của bạn. Tự xây kho cần vốn ban đầu cho mặt bằng, kệ, nhân sự và xe. Đổi lại, khi đơn đều đặn mỗi ngày, chi phí trên mỗi đơn có thể thấp hơn so với thuê ngoài.
Ngược lại, nếu đơn lên xuống thất thường thì chi phí cố định sẽ rất nặng. Vì vậy, đội ngũ chúng tôi thường khuyên chủ shop thuê ngoài trước một thời gian, ghi lại số đơn và chi phí thực tế trong vài tháng, rồi mới tính đến chuyện tự làm. Con số bạn cần là số liệu của chính mình, đừng lấy kết quả của người khác làm chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Logistics và vận chuyển khác nhau thế nào?
Vận chuyển chỉ là chở hàng từ điểm A đến điểm B. Logistics bao gồm cả lưu kho, đóng gói, xử lý đơn và vận chuyển, nên phạm vi rộng hơn nhiều.
Chi phí logistics được tính như thế nào?
Thường gồm cước vận chuyển, phí kho, phí bốc xếp và phí đóng gói. Hãy yêu cầu báo giá tách từng khoản thay vì chỉ nhìn một con số cước.
Thời gian giao hàng thường mất bao lâu?
Nội thành thường trong ngày hoặc ngày hôm sau, liên tỉnh vài ngày, vùng xa lâu hơn. Mùa cao điểm thường làm chậm thêm.
Làm sao xử lý khi hàng thất lạc hoặc hư hỏng?
Chụp ảnh và lập biên bản ngay khi nhận hàng, theo dõi vận đơn sớm và đọc kỹ thời hạn khiếu nại trong hợp đồng.
Nhập hàng từ Quảng Châu cần lưu ý gì về logistics?
Tính đủ các chi phí ẩn như phí ghép đơn và kiểm đếm, không chỉ nhìn giá hàng. So sánh kỹ giữa tự nhập và mua hộ trước khi quyết định.
Nếu bạn đang ở giai đoạn chọn đơn vị, hãy bắt đầu bằng việc đếm số đơn mỗi ngày và ghi lại chi phí thực tế trong một tháng. Dữ liệu đó sẽ trả lời câu hỏi của bạn rõ hơn bất kỳ lời khuyên chung nào. Khi cần đi sâu hơn về từng khâu, bạn có thể tham khảo hướng dẫn logistics, kho vận và thời gian giao hàng chi tiết mà chúng tôi đã tổng hợp, hoặc đọc Top 10 câu hỏi thường gặp về kho Shopee và thời gian giao hàng nếu bạn đang bán trên sàn.