Chủ kho nhỏ ôm luôn việc order hàng Quảng Châu: rắc rối không lường trước
Mua hộ hàng hoá từ Quảng Châu hay tự đi nhập? Chúng tôi nghe câu hỏi này gần như mỗi tuần từ các chủ kho nhỏ. Câu trả lời ngắn: nếu kho của bạn dưới 5 nhân sự, tự nhập thường tốn hơn bạn nghĩ. Phần tốn đó không nằm ở giá hàng, mà nằm ở thời gian và sai sót.
Một anh chủ kho phụ kiện điện thoại ở Bình Tân từng kể với bên mình một chuyện khá điển hình. Anh vừa lo xuất nhập kho, vừa ôm điện thoại nhắn xưởng bên Quảng Châu để chốt mẫu ốp lưng. Xưởng gửi bảng màu, anh xem lướt trên màn hình nhỏ rồi gật. Hàng về, màu “xanh navy” thành xanh dương sáng. Cả lô 2.000 cái nằm kho ba tháng mới đẩy hết bằng cách giảm giá.
Chuyện sai quy cách đóng gói cũng hay gặp không kém. Xưởng đóng 50 cái một thùng, kho quen nhập 100 cái một thùng. Nhân viên đếm nhầm, số liệu tồn kho lệch, đến lúc khách đặt thì báo hết hàng oan. Khách chờ, giao trễ hẹn, đánh giá trên sàn rớt sao. Những rắc rối này không xuất hiện trong bảng giá, nhưng nó ăn mòn lợi nhuận đều đặn.
Những việc phải tự lo khi tự đi nhập hàng từ Quảng Châu
Nhiều người hình dung tự nhập chỉ là “tìm xưởng, trả tiền, chờ hàng”. Thực tế chuỗi việc dài hơn nhiều. Chúng tôi liệt kê lại để bạn hình dung khối lượng công việc, chứ không phải để dọa.
- Tìm xưởng trên 1688 hoặc đi chợ Quảng Châu trực tiếp, so giá ít nhất ba nơi.
- Chốt giá, đặt cọc, thường 30% giá trị đơn, rồi theo dõi tiến độ sản xuất từng mã.
- Kiểm hàng khi xưởng báo xong. Không có người bên đó thì chỉ kiểm được qua ảnh xưởng tự chụp.
- Gom hàng lẻ từ nhiều xưởng thành một kiện, cân đo, dán nhãn.
- Chọn tuyến vận chuyển, làm thủ tục thông quan, nộp thuế và phí phát sinh.
Mỗi việc trên đều cần một người biết tiếng Trung cơ bản, biết đọc hợp đồng và có thời gian. Với người mới, bài kinh nghiệm nhập hàng Quảng Châu qua sàn của chúng tôi từng bóc tách từng bước này. Đọc xong nhiều người mới hiểu vì sao kho nhỏ hay “đuối” ở khâu theo dõi đơn.
Dịch vụ mua hộ hàng hoá từ Quảng Châu hoạt động ra sao
Nói dễ hiểu, mua hộ là bạn thuê một đơn vị có người ở Quảng Châu làm thay mọi việc ở phần trên. Bạn gửi link sản phẩm hoặc mẫu. Bên mua hộ báo giá tổng, gồm giá hàng, phí dịch vụ và cước vận chuyển dự kiến.
Sau khi bạn duyệt, họ đặt hàng và thanh toán với xưởng bằng tài khoản Trung Quốc của họ. Hàng về kho trung chuyển tại Quảng Châu, nhân viên mở kiện kiểm số lượng, chụp ảnh gửi bạn. Lỗi thì trả xưởng ngay tại chỗ, không phải đợi hàng về Việt Nam mới phát hiện.
Cách này hợp với kho không có nhân sự chuyên trách nguồn hàng Trung Quốc. Bạn cần một đầu mối trọn gói. Chẳng hạn dịch vụ mua hộ hàng hoá từ quảng châu mà nhiều kho nhỏ trong nhóm khách của chúng tôi đang dùng. Một người của bạn chỉ cần duyệt đơn và nhận hàng, thay vì ôm cả chuỗi việc.
Đội ngũ bên mình cũng lưu ý một điểm: mua hộ không phải lúc nào cũng rẻ hơn về con số. Nó rẻ hơn về tổng chi phí khi tính đủ công sức và rủi ro. Phần tiếp theo sẽ bóc rõ chỗ này.
So sánh chi phí ẩn: tự nhập hàng và thuê mua hộ
Chi phí ẩn là những khoản không có hóa đơn. Tiền xăng đi lại, tiền điện thoại quốc tế, tiền lương của người dành nửa ngày mỗi tuần nhắn tin với xưởng. Và nặng nhất là tiền của lô hàng sai mẫu nằm kho.
Bảng dưới đây là ước tính từ các kho nhỏ bên mình theo dõi. Quy mô đơn của họ khoảng 100 đến 300 triệu đồng mỗi tháng. Con số mang tính tham khảo, mỗi ngành hàng sẽ lệch khác nhau.
| Khoản mục | Tự nhập | Thuê mua hộ |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ | Không có | Khoảng 2% đến 5% giá trị đơn, minh bạch ngay từ báo giá |
| Nhân sự theo dõi đơn | Nửa ngày đến một ngày công mỗi tuần, tức khoảng 1,5 đến 3 triệu đồng lương một tháng | Gần như không |
| Rủi ro sai mẫu, thiếu hàng | Tự chịu toàn bộ, phát hiện khi hàng đã về Việt Nam | Kiểm tại kho Quảng Châu, đổi trả trước khi gửi |
| Chênh lệch tỷ giá, phí chuyển tiền | Tự lo, thường qua trung gian đổi tệ | Gộp trong báo giá |
| Chi phí cơ hội | Chủ kho mất thời gian lẽ ra dành cho bán hàng | Tập trung vào bán |
Nhìn bảng, phí mua hộ vài phần trăm nghe có vẻ là khoản “mất thêm”. Nhưng chỉ cần một lô sai màu như câu chuyện ở đầu bài là bạn mất nhiều hơn phí dịch vụ của cả năm. Đó là lý do bên mình khuyên kho nhỏ tính tổng chi phí, đừng chỉ nhìn giá xưởng.
Kinh nghiệm chọn đơn vị mua hộ phù hợp cho hàng hoá phục vụ kho vận
Không phải đơn vị mua hộ nào cũng hợp với hàng phục vụ kho. Hàng kho thường là số lượng lớn, nhiều mã, cần đóng kiện đúng chuẩn để nhập kho nhanh. Vì vậy chúng tôi có vài tiêu chí ưu tiên.
Đầu tiên là kho trung chuyển tại Quảng Châu. Đơn vị có kho riêng mới kiểm được hàng trước khi ghép container. Không có kho, họ chỉ chuyển tiếp thùng nguyên từ xưởng, tức là bạn vẫn nhận rủi ro như tự nhập.
Thứ hai là hợp đồng. Phải ghi rõ trách nhiệm khi hàng lỗi, thiếu hoặc giao trễ. Bên mình từng thấy hợp đồng chỉ có một dòng “hỗ trợ khiếu nại”, còn mức đền thì bỏ trống. Đó là hợp đồng đẹp cho bên bán dịch vụ, không đẹp cho bạn.
Thứ ba là tuyến vận chuyển. Hàng nặng, giá trị thấp nên đi đường bộ hoặc đường biển. Hàng nhỏ, cần gấp thì đi tiểu ngạch nhanh hơn. Đơn vị mua hộ tốt sẽ tư vấn tuyến phù hợp thay vì ép một tuyến. Bạn có thể xem thêm thông tin về tuyến tiểu ngạch để hiểu khi nào nên chọn. Còn bài so sánh vận chuyển hàng China bằng đường bộ, biển hay sắt sẽ giúp bạn tính cước cho hàng cồng kềnh.
Case thực tế: kho nhỏ chuyển từ tự nhập sang thuê mua hộ
Kho đồ gia dụng của chị H. ở Thủ Đức là ví dụ đội ngũ bên mình hay kể. Kho có 4 người, nhập khoảng 150 triệu tiền hàng mỗi tháng từ ba xưởng Quảng Châu.
Trước đây, một bạn nhân viên mất trọn buổi chiều thứ Hai và thứ Năm chỉ để theo dõi đơn. Nhắn xưởng, chờ trả lời lệch múi giờ, đối chiếu tiến độ, chuyển tiền qua trung gian. Có tháng bạn ấy quên đối chiếu, xưởng gửi thiếu 3 thùng mà một tháng sau mới phát hiện.
Sau khi chuyển sang thuê mua hộ, chị H. gộp ba xưởng về một đầu mối. Mỗi tuần chị nhận một bảng tổng hợp, ảnh kiểm hàng và thông báo ngày hàng về. Bạn nhân viên kia quay lại làm việc chính là đóng đơn cho khách. Sai mẫu gần như không còn, vì kho trung chuyển kiểm từng thùng trước khi gửi.
Chi phí dịch vụ chị trả khoảng 4 triệu đồng mỗi tháng. Bù lại, chị không còn mất một nửa nhân sự cho việc theo dõi đơn, và không còn lô hàng nào phải xả lỗ.
Sai lầm thường gặp khi lần đầu dùng dịch vụ mua hộ
Thuê mua hộ không có nghĩa là phó mặc hoàn toàn. Bên mình thấy hai lỗi lặp lại ở gần như mọi kho lần đầu dùng dịch vụ.
Lỗi thứ nhất là không chốt quy cách đóng gói. Bạn không nói, xưởng đóng theo thói quen của họ. Thùng to, nhiều khoảng trống, tính cước theo thể tích thì đội phí đáng kể. Hãy ghi rõ số cái mỗi thùng, kích thước thùng và cách dán nhãn ngay từ lúc đặt.
Lỗi thứ hai là không yêu cầu ảnh, video kiểm hàng trước khi ship. Kho trung chuyển có thể kiểm, nhưng họ kiểm theo tiêu chuẩn chung. Bạn cần nói rõ điểm nào phải soi: màu, logo in, đường may, phụ kiện kèm theo. Có ảnh trước khi gửi, sai thì đổi ngay tại Quảng Châu, không phải chờ hàng về rồi kêu.
Một lỗi nhỏ nữa là dồn tất cả về một lần gửi cuối tháng. Hàng về ồ ạt, kho nhập không kịp, lại lệch số. Nên chia thành hai đến ba đợt nhỏ.
Lưu ý khi ghép hàng mua hộ vào quy trình kho vận sẵn có
Hàng mua hộ về kho cũng là hàng nhập kho, nên phải đi đúng quy trình như mọi lô khác. Chỗ hay hỏng là mã hàng. Xưởng đặt mã theo cách của họ. Đơn vị mua hộ dán mã theo cách khác. Còn phần mềm kho của bạn lại dùng mã thứ ba. Ba mã cho một món hàng là công thức của tồn kho ảo.
Cách bên mình hay làm là gửi sẵn bảng mã nội bộ cho đơn vị mua hộ. Họ in tem theo mã của bạn ngay tại kho trung chuyển. Hàng về, quét mã là vào kho luôn. Kho bạn chưa có quy trình rõ ràng? Hãy đọc bài quy trình quản lý kho cho cửa hàng bán lẻ trước. Sau đó mới ghép hàng mua hộ vào.
Điểm thứ hai là lịch nhận hàng. Tránh để hàng mua hộ về đúng mùa cao điểm như tháng 11 và tháng 12. Lúc đó kho đang bận xuất, thêm lô nhập lớn là nghẽn ngay khâu kiểm đếm. Nên chốt với đơn vị mua hộ ngày hàng về từ đầu, và đặt hàng sớm hơn mùa cao điểm ít nhất một tháng.
Nếu bạn còn phân vân về mặt hàng, có thể ghé shop VMT GLOBAL để xem nhóm hàng họ đang mua hộ nhiều nhất. Nhìn danh mục thực tế thường dễ hình dung hơn đọc bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Thuê mua hộ thì mất bao lâu hàng mới về đến kho tại Việt Nam?
Thời gian phụ thuộc xưởng có sẵn hàng hay phải sản xuất, và tuyến vận chuyển bạn chọn. Hàng có sẵn, đi đường bộ, thường mất khoảng 7 đến 12 ngày tính từ lúc xưởng giao cho kho trung chuyển. Hàng sản xuất mới cộng thêm thời gian xưởng làm, có khi hai đến ba tuần. Đơn vị mua hộ tốt sẽ báo mốc cụ thể trước khi bạn duyệt đơn.
Đặt số lượng nhỏ, lẻ mẫu có thuê được dịch vụ mua hộ không?
Được, và đây là lợi thế của mua hộ so với tự nhập. Nhiều xưởng chỉ bán sỉ theo thùng, nhưng kho trung chuyển gom nhiều đơn nhỏ nên vẫn nhận lẻ. Bạn thử mẫu vài chục cái trước, ưng rồi mới lên đơn lớn. Phí dịch vụ cho đơn nhỏ thường có mức tối thiểu, nên hỏi rõ trước khi đặt.
Nếu hàng mua hộ về sai mẫu hoặc thiếu số lượng thì xử lý thế nào?
Nếu hợp đồng ghi rõ trách nhiệm, đơn vị mua hộ sẽ làm việc với xưởng để đổi hoặc bù hàng. Phần lớn lỗi được chặn ngay tại kho Quảng Châu nhờ bước kiểm và chụp ảnh. Hàng đã về Việt Nam mới phát hiện thì cần biên bản kiểm đếm lúc nhận, có ảnh và video. Không có biên bản, khiếu nại rất khó.
Kho của bạn đang mất quá nhiều thời gian theo dõi đơn Quảng Châu? Hãy liệt kê ra giấy toàn bộ chi phí ẩn của tháng vừa rồi. Cầm con số đó đi hỏi báo giá mua hộ, bạn sẽ tự có câu trả lời. Đội ngũ bên mình luôn sẵn sàng trao đổi thêm nếu bạn cần một góc nhìn thứ hai trước khi quyết định.