Một lệnh chuyển sai và cả lô hàng nằm im
Chuyện này nghe thì nhỏ, nhưng đã xảy ra với không ít chủ kho mà chúng tôi từng làm việc cùng. Chỉ cần một lệnh chuyển ghi sai tên đơn vị thụ hưởng, lô hàng có thể nằm ở cảng cả tuần. Người bán chưa thấy tiền về nên không chịu xuất hàng, và cả chuỗi phía sau bị kéo lệch theo.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ bên mình, kế toán kho thường chỉ phát hiện sai sót khi hàng đã trễ lịch giao. Lúc đó việc sửa lệnh rất mất thời gian, đôi khi còn phát sinh phí. Vì vậy chúng tôi luôn nhắc khách hàng một điều đơn giản: kiểm tra kỹ tên người nhận và số tài khoản trước khi bấm gửi.
Vì sao thanh toán quốc tế làm chậm chuỗi cung ứng
Nhiều người nghĩ chuyển tiền sang nước ngoài chỉ mất vài phút. Thực tế phức tạp hơn nhiều. Ngân hàng, tỷ giá, hạn mức giao dịch và giờ cắt lệnh chồng lên nhau, mỗi thứ một kiểu.
Giờ cắt lệnh là mốc cuối trong ngày mà ngân hàng còn xử lý. Gửi sau mốc đó, lệnh sẽ sang ngày hôm sau. Một ngày chậm ở khâu thanh toán thường kéo theo một ngày chậm ở khâu xuất kho. Chúng tôi từng gặp trường hợp chủ shop gửi lệnh lúc gần 5 giờ chiều, đến sáng hôm sau người bán mới nhận tiền. Chỉ một buổi chiều lệch giờ mà lịch giao của cả tuần phải dời.
Khi nào nên nhờ thanh toán hộ thay vì tự chuyển
Không phải lúc nào tự chuyển khoản cũng là lựa chọn tốt nhất. Có hai tình huống chúng tôi gặp khá thường xuyên. Tình huống đầu là người bán chỉ nhận ví nội địa hoặc tài khoản cá nhân phía Trung Quốc, khiến việc chuyển trực tiếp trở nên khó kiểm soát. Tình huống thứ hai là lô hàng nhỏ, không đáng để mở thư tín dụng.
Với lô nhỏ, phí mở thư tín dụng đôi khi ăn gần hết lợi nhuận. Khi đó, nhờ một bên thứ ba chi hộ thường tiết kiệm hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn phải giữ kỷ luật chứng từ như khi tự chuyển, vì trách nhiệm đối soát không biến mất khi đã giao cho người khác.
Quy trình đối soát chứng từ từng bước
Đây là phần quan trọng nhất của cả bài. Chúng tôi chia quy trình thành các bước để bạn dễ kiểm tra lại từng lô hàng.
Bước đầu tiên là có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã xác nhận giá và số lượng. Đừng bắt đầu chỉ bằng một đoạn chat, vì khi phát sinh chênh lệch, đoạn chat rất khó làm căn cứ.
Bước thứ hai là nhận hóa đơn proforma, tức hóa đơn tạm tính trước khi giao dịch hoàn tất. Bước thứ ba là lập ủy nhiệm chi, giấy đề nghị ngân hàng chuyển tiền, trong đó ghi rõ tên và số tài khoản người nhận. Hai thông tin này phải khớp hoàn toàn với proforma.
Trước khi nhờ chi hộ, hãy lưu ảnh xác nhận từ người bán. Ảnh chụp màn hình có đủ tên, số tài khoản và số tiền là bằng chứng ban đầu. Nếu sau này có tranh chấp, đây thường là thứ bạn cần nhất.
Dòng tiền và dòng hàng: khớp nhau ở đâu
Tiền đi trước hay hàng đi trước đều có rủi ro riêng. Cách làm an toàn hơn là đặt hai dòng này lên cùng một bảng theo dõi. Bảng nên ghi ngày thanh toán, ngày sản xuất dự kiến và ngày xuất kho thực tế. Khi nhìn ba cột này cạnh nhau, bạn sẽ phát hiện chỗ lệch sớm hơn rất nhiều.
Bên mình thường khuyên khách đặt mốc nhắc trước hạn thanh toán khoảng 48 giờ. Khoảng thời gian đó đủ để xử lý lệnh, kiểm tra lại tên người nhận và xoay xở nếu ngân hàng phát sinh yêu cầu bổ sung.
Chi phí cần cộng vào giá vốn
Nhiều chủ kho chỉ tính tiền hàng và tiền vận chuyển, còn chi phí thanh toán hay bị bỏ quên. Có ba khoản chính cần theo dõi: phí dịch vụ chi hộ, chênh lệch tỷ giá và phí ngân hàng.
Lấy ví dụ một lô hàng trị giá 20 triệu đồng. Nếu phí dịch vụ khoảng 1%, phí ngân hàng vài chục nghìn và tỷ giá dao động nhẹ, tổng chênh lệch có thể lên vài trăm nghìn đồng. Con số đó nghe không lớn, nhưng nhân với nhiều lô trong cả năm thì rất đáng kể. Hãy cộng nó vào giá vốn ngay từ đầu, đừng để đến lúc quyết toán mới giật mình.
So sánh các cách trả tiền cho nhà cung cấp nước ngoài
Mỗi cách trả tiền đều có ưu và nhược điểm riêng. Chuyển khoản quốc tế nhanh và đơn giản, nhưng phí có thể không nhỏ nếu đi qua nhiều ngân hàng trung gian. Thư tín dụng an toàn cho cả hai bên, song thủ tục nặng và chỉ thật sự hợp lý với lô lớn.
Ví điện tử tiện lợi, nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng nhận. Còn nhờ một đơn vị chi hộ thì linh hoạt, nhưng mức độ an toàn phụ thuộc vào uy tín của đơn vị đó. Nếu bạn là chủ kho nhỏ và giao dịch đều đặn, chuyển khoản hoặc nhờ chi hộ thường là đủ dùng. Thư tín dụng chỉ nên cân nhắc khi giá trị lô hàng đã đủ lớn để bù chi phí thủ tục.
Sai lầm hay gặp khi nhờ bên thứ ba chi hộ
Đội ngũ của chúng tôi thấy hai lỗi lặp đi lặp lại. Lỗi đầu tiên là không giữ biên nhận. Người ta chuyển tiền xong chỉ lưu một tin nhắn xác nhận, sau đó không còn gì khác. Khi cần đối soát cuối năm, không ai tìm lại được chứng từ gốc, và phải mất rất nhiều công sức để dựng lại.
- Lưu đủ biên nhận, ủy nhiệm chi và ảnh xác nhận ngay sau mỗi giao dịch.
- Đặt tên thư mục theo mã lô để tra cứu nhanh khi cần.
Lỗi thứ hai là đưa tiền trước khi xác minh pháp nhân. Hãy kiểm tra xem đơn vị nhận có đúng là công ty bán hàng không. Nếu tên trên hóa đơn khác với tên chủ tài khoản, dừng lại và hỏi lại ngay. Một cuộc gọi xác nhận tốn vài phút, còn tiền đã chuyển nhầm thì thu hồi rất khó.
Câu hỏi thường gặp
Thanh toán hộ có hợp pháp cho doanh nghiệp nhỏ không?
Có, miễn là giao dịch đi qua đơn vị được phép và có đầy đủ chứng từ. Doanh nghiệp nhỏ vẫn cần hợp đồng, hóa đơn và ủy nhiệm chi. Quy định về ngoại hối và thuế có thể thay đổi, nên bạn nên hỏi kế toán hoặc tư vấn viên trước khi triển khai.
Bao lâu thì người bán nhận được tiền?
Thông thường từ một đến ba ngày làm việc, tùy ngân hàng và thời điểm gửi lệnh. Nếu gửi sau giờ cắt lệnh thì có thể lâu hơn. Bạn nên gửi sớm trong ngày và theo dõi trạng thái lệnh cho đến khi người bán xác nhận.
Cần giữ lại những chứng từ nào để quyết toán?
Hãy giữ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn proforma, ủy nhiệm chi, biên nhận chuyển tiền và ảnh xác nhận từ người bán. Khi đủ bộ này trong một thư mục theo từng lô, việc quyết toán sẽ nhẹ đi rất nhiều.
Nếu bạn đang cần một đơn vị hỗ trợ chi hộ đáng tin cậy, có thể tham khảo dịch vụ chuyển tiền thay mặt bạn mà chúng tôi đang triển khai. Đội ngũ sẵn sàng tư vấn trước để bạn cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm hiểu quy trình nhập hàng từ đầu, đọc kinh nghiệm nhập hàng Quảng Châu qua sàn TMĐT cho người mới sẽ giúp bạn nắm bức tranh tổng thể. Với các chi phí phát sinh, bạn cũng nên xem thêm chi phí ẩn khi mua hộ hàng hoá từ Quảng Châu để tính đủ giá vốn. Về nhà cung cấp và thời gian xử lý, bạn có thể tham khảo thêm danh sách công ty nhập hàng Trung Quốc uy tín trước khi quyết định.